Publié le 20 juin 2023
Onboarding : Comment accueillir un nouveau collaborateur ?
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Si vous êtes un office manager, vous savez combien il est essentiel de réussir l'accueil d'un nouveau collaborateur pour assurer une intégration réussie et une productivité optimale dans votre entreprise. Dans cet article, nous allons donc explorer les étapes clés pour bien onboarder un nouveau membre de votre équipe. De la préparation en amont au jour J, jusqu'à l'accompagnement pendant la période d'essai, découvrez comment créer un environnement propice à la réussite et au bien-être de tous.
Onboarding définition
L'onboarding, ou intégration d'un nouveau collaborateur, est un processus qui vise à accueillir, guider et intégrer un nouvel arrivant dans votre entreprise. Souvent, ce sont les offices manager qui vont jouer un rôle central dans cette étape cruciale. Le but : assurer une transition harmonieuse et productive pour tous.
Les clés de réussite pour un onboarding efficace :
Pour assurer un onboarding réussi, voici les clés qui vous aideront à guider le nouveau collaborateur vers une intégration harmonieuse :
Planification : Définir un plan d'intégration est essentiel. Il est important d'anticiper les étapes et les ressources nécessaires, d'impliquer les différentes parties prenantes et de définir des objectifs clairs pour le processus d'intégration.
Accueil chaleureux : Un accueil chaleureux et bienveillant favorise une première impression positive du nouvel arrivant. Il est recommandé de prévoir une rencontre avec l'équipe, de lui attribuer un mentor pour l'accompagner dans sa prise de fonction.
Formation : Fournir une formation adéquate au nouveau collaborateur va lui permettre d'acquérir les compétences nécessaires à son poste. Le partage des connaissances avec les membres de l'équipe et la documentation des processus sont également des éléments clés.
Suivi et évaluation : Assurer un suivi régulier du nouveau collaborateur permet d'identifier d'éventuels besoins supplémentaires en formation ou en support. L'évaluation continue du processus d'onboarding permet aussi d'apporter des ajustements et des améliorations pour les futurs arrivants.
Un onboarding 3 temps forts !
Maintenant que nous avons exploré l'importance d'un onboarding réussi et les clés du succès, passons à la mise en pratique.
Dans cette section, nous détaillerons les étapes concrètes du déroulement de l'onboarding, en mettant l'accent sur trois moments clés : avant, pendant et après l'arrivée du nouveau collaborateur.
Préparez-vous à offrir une expérience d'accueil exceptionnelle et à garantir une intégration fluide dès le premier jour !
Vous vous apprêtez à accueillir un nouveau collaborateur à distance ? Nous vous invitons à consulter notre article à propos de l' onboarding digital.
Avant l'arrivée : Préparez le terrain pour une arrivée en douceur !
L'arrivée du nouveau collaborateur approche ? Il est essentiel de mettre en place plusieurs actions pour que tout soit prêt dès son premier jour. Voici les étapes clés à suivre :
Outils informatiques : Tout d'abord, réfléchissez aux outils informatiques dont votre nouveau collaborateur va avoir besoin. Assurez-vous de fournir un ordinateur performant, des logiciels pertinents et d'autres équipements nécessaires pour favoriser sa productivité dès le début. Vous pouvez envisager de louer du matériel informatique chez des prestataires pour offrir un équipement de pointe. En plus, cette option vous permet de lisser la dépense d’acquisition du matériel sur plusieurs mois !
Objets essentiels : Pour bien préparer l'arrivée d'un nouveau collaborateur, certains objets essentiels doivent être prévus. Tout d'abord, pensez à lui créer un badge d'accès pour faciliter sa circulation dans les locaux. Réservez et aménagez son espace de travail pour qu'il se sente bien accueilli et mettez à sa disposition des fournitures de bureau nécessaire. pour qu'il puisse démarrer sans souci.
Administatif : Qui dit nouvel recrue dit... paperasse. N'oubliez pas de rassembler tous les documents administratifs nécessaires. Préparez le contrat de travail, les formulaires de sécurité sociale, les informations sur les avantages sociaux, les documents de confidentialité et tout autre document légal.
Formations : Offrir une formation en ligne préliminaire peut également être très bénéfique. Si vous disposez de ressources telles que des modules d'apprentissage en ligne ou des manuels d'accueil, partagez-les avec le nouvel employé avant son arrivée. Cela lui permettra de se familiariser avec certains aspects de l'entreprise et de se sentir déjà impliqué.
Aussi, assurez-vous de planifier les formations initiales spécifiques à son poste. Identifiez les compétences et les connaissances essentielles à son rôle et organisez le calendrier des formations nécessaires. Prévoyez les intervenants et les ressources nécessaires pour assurer une formation complète et adaptée à ses besoins.
En suivant ces étapes, vous vous assurez que tout est prêt et opérationnel pour l'arrivée du nouvel employé. De quoi créer une première impression positive et faciliter son intégration dès son premier jour.
Le jour J : Prévoyez un accueil inoubliable !
Le grand jour est enfin arrivé ! C'est l'occasion de créer une expérience d'accueil mémorable lors de son integration en entreprise !
Dès son arrivée, assurez-vous de lui réserver un accueil chaleureux et personnalisé. Présentez-vous personnellement et montrez-lui qu'il est le bienvenu au sein de l'équipe.
Commencez par lui montrer son bureau ou son espace de travail dédié. Assurez-vous que tout est prêt et bien équipé, avec tous les appareils électroniques nécessaires à sa fonction. Expliquez-lui comment fonctionnent les différents outils / logiciels, et assurez-vous qu'il dispose de tous les identifiants / mots de passe nécessaires.
Vous pouvez également lui offrir des goodies tels qu’un mug / gourde, un carnet, un stylo, une clé USB ou tout autre article personnalisé de l'entreprise. Ces cadeaux symboliques lui montrent qu'il fait partie de l'équipe et renforcent son sentiment d'appartenance dès le premier jour.
Organisez un moment dédié (petit déjeuner ou déjeuner du midi pour présenter le nouvel arrivant à l'équipe. Encouragez chacun à se présenter, à partager son rôle et à souhaiter la bienvenue au nouveau collaborateur. Une occasion détendue de faire connaissance et de discuter dans un cadre moins formel.
Accompagnez le nouvel employé pour une visite des locaux. Montrez-lui où se trouvent les bureaux, les salles de réunion, les zones de pause et les autres installations importantes. Expliquez-lui l'aménagement des lieux et facilitez sa familiarisation avec son nouvel environnement de travail.
Dans le cadre de son intégration, vous pouvez lui désigner un mentor / parrain pour accompagner le nouvel employé tout au long de son parcours d'onboarding. Cette personne pourra répondre à ses questions, l'aider à s'adapter à la culture de l'entreprise et lui fournir un soutien précieux.
Si vous souhaitez un accueil moins "formel", pourquoi ne pas imaginer un jeu qui guide chaque nouvel employé dès le premier jour ? Visite du bureau sous forme de chasse au trésor, découverte des collègues à partir de devinettes ou encore apprendre l’histoire de l’entreprise avec des quizz… Pour vous accompagner, vous pouvez vous tourner vers un prestataire comme Collock, expert de la gamification, qui conçoit des jeux et escape game d’intégration sur-mesure.
Après l'arrivée : Un suivi attentif pour garantir une intégration réussie !
L'arrivée du nouvel employé ne marque pas la fin du processus d'onboarding, mais plutôt le début d'une nouvelle étape. Pour assurer une intégration réussie et faciliter l'adaptation du collaborateur, un suivi attentif est essentiel. Voici ce que vous pouvez faire pour accompagner le nouvel employé après son arrivée :
Réunions de suivi : Planifiez des réunions de suivi régulières avec le nouvel employé pour discuter de ses progrès, répondre à ses questions et recueillir ses feedbacks. Cela montre votre intérêt pour son intégration et lui permet d'exprimer d'éventuelles préoccupations ou besoins supplémentaires.
Formations : Identifiez les opportunités d'apprentissage supplémentaires qui pourraient bénéficier au nouvel employé. Cela peut inclure des formations complémentaires, des participations à des projets transversaux ou des sessions de développement professionnel. Favorisez sa croissance et son épanouissement au sein de l'entreprise.
Feedbacks : Fournissez régulièrement des feedbacks constructifs au nouvel employé sur ses performances. Cela lui permet de savoir comment il se situe par rapport aux attentes de l'entreprise et de progresser dans son rôle.
Activités d'équipe : Favorisez l'intégration sociale du nouvel employé en l'impliquant dans des activités d'équipe, des événements d'entreprise ou des projets collaboratifs. Encouragez également les interactions informelles avec les autres membres de l'équipe, ce qui renforcera les liens et facilitera la collaboration.
En assurant un suivi attentif, vous montrez au nouvel employé que son intégration et son développement professionnel sont des priorités.
Conclusion
En conclusion, l'onboarding est une étape essentielle pour assurer une intégration du salarié réussie et une productivité optimale au sein de votre entreprise. En tant qu'office manager, vous jouez un rôle central dans la planification, l'organisation et le suivi de ce processus. En suivant les étapes clés que nous avons abordées, vous pouvez créer un environnement propice à la réussite et au bien-être du nouvel employé.
Découvrez également notre guide complet sur “Offboarding : Faites de chaque départ une expérience positive et enrichissante” disponible sur le blog de Valala.
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