Publié le 12 juil. 2023
Amortissement de matériel informatique : tout comprendre sur les durées et les méthodes de calcul
Nos équipes vous aident à choisir les appareils et solutions logicielles qui vous permettront de développer votre entreprise sans mettre en péril votre trésorerie.
Vous êtes sur le point d'acheter du matériel informatique pour votre entreprise et vous vous interrogez sur la manière dont vous allez le prendre en compte dans votre comptabilité ? Vous n'êtes pas seul, cette question est dans l’esprit de tous les entrepreneurs qui doivent s’équiper et faire évoluer leur entreprise. Oui, il est indéniable qu'investir dans du matériel informatique de haute qualité est crucial pour votre entreprise. Cependant, vos appareils vont perdre de la valeur au fil du temps et vous devez trouver une manière de rendre compte de ce changement dans votre comptabilité. C'est là qu'intervient un concept qui peut sembler déroutant au premier abord : l'amortissement. Dans cet article, nous allons décortiquer ensemble la notion d’amortissement du matériel informatique et, pas à pas, nous vous aiderons à acquérir une compréhension profonde de cette pratique financière essentielle.
Comprendre ce qu’est l’amortissement et les biens amortissables
Amortissement, dotation aux amortissements, dépréciation et actifs : n’ayez plus peur de ces définitions comptables
Avant de commencer, nous allons devoir passer par l’étape obligatoire de définition de certains termes afin que vous puissiez suivre en toute sérénité les explications qui vont suivre.
Tout d’abord, le matériel informatique que vous vous apprêtez à acheter sera, une fois en votre possession, un actif dans votre bilan comptable. Cela signifie qu’il est réputé avoir une valeur positive pour votre entreprise et est un élément identifiable de votre patrimoine.
On distingue au sein des actifs deux types de bien différents :
* d’une part, les actifs utilisés sur un court terme, c’est le cas notamment des stocks et de l’inventaire de votre entreprise,
* d’autre part, les actifs utilisés sur un long terme, c’est le cas ici de votre matériel informatique, que l’on nommera également “immobilisations” ou “biens immobilisés”.
L'amortissement quant-à lui est un processus comptable qui permet de prendre en compte la perte de valeur progressive d'un actif immobilisé au cours de sa durée de vie utile, c’est-à-dire la durée pendant laquelle votre actif est comptabilisé comme étant opérationnel et servant au bon fonctionnement de l’activité de l’entreprise. Cette durée de vie utile est prédéfinie par la loi en fonction du type d’actif en question, mais n’ayez crainte, nous développons ce sujet un peu plus loin dans l’article.
La dotation aux amortissements est la somme que représente chaque année cette dépréciation de valeur, évaluée pour chaque exercice comptable selon une des deux méthodes de calcul comptable que nous allons vous présenter. Celle-ci est déductible du bénéfice imposable de votre entreprise car elle est considérée comme une charge pour votre entreprise.
Dans le cas de votre matériel informatique, cela signifie donc que vous prenez en compte la perte progressive de valeur de vos appareils dans votre comptabilité afin que la valeur totale de vos biens dans le bénéfice imposable ne se résume pas à la somme des prix d’achats de vos appareils.
Récapitulons ce que nous venons de voir ensemble : au lieu de considérer votre ordinateur ou votre téléphone d’entreprise comme une simple dépense, vous le considérez comptablement comme un actif immobilisé de l'entreprise. Ce faisant, vous pouvez prendre en compte la perte de valeur de celui-ci au fur et à mesure de son utilisation. Ce processus est l’amortissement, et la somme déduite de la valeur de votre appareil chaque année se nomme la dotation aux amortissements. Cela vous permet d'obtenir une représentation plus précise de la valeur actuelle de vos actifs dans votre bilan comptable.
Maintenant que ces définitions sont bien ancrées dans votre tête, passons aux critères à respecter pour qu’un bien puisse être considéré comme amortissable par votre entreprise.
Les règles qui régissent la possibilité d’amortir ou non un actif dans votre bilan comptable
Pour que l'amortissement d'un bien soit adéquatement reconnu et intégré dans la comptabilité d'une entreprise, ce dernier doit impérativement satisfaire à un certain ensemble de critères essentiels, notamment :
* L'amortissement concerne uniquement les biens considérés comme immobilisés. Comme nous l’avons vu, les biens immobilisés sont des actifs durablement utilisés dans l'activité de l'entreprise, tels que le matériel informatique (ordinateurs), les équipements et matériels de bureau, les véhicules, les bâtiments, etc.
* La durée d'usage du bien doit être fixée au-delà d'une année. Cela signifie que l'amortissement s'applique aux biens qui ont une utilisation prévue sur une période d'un an ou plus. Malheureusement pour vous, vous ne pouvez pas décider unilatéralement de si un bien vous servira ou non plus d’un an.
* Le bien doit avoir une valeur d'acquisition supérieure ou égale à 500 euros hors taxes. Ce critère est généralement utilisé pour distinguer les petits achats qui peuvent être immédiatement déduits en tant que dépenses courantes, des achats plus importants qui sont considérés comme des actifs à long terme et qui doivent être amortis.
Si votre bien respecte ces trois critères, il est classable dans l’une des catégories d’actifs immobilisés définies par le Plan Comptable Général (PCG) qui régit notamment les durées sur lesquelles vous pouvez amortir chaque type de bien.
Les différentes catégories d’actifs éligibles à l’amortissement et leur durée
Dans cette section, nous nous concentrerons sur ce qu'on appelle les biens corporels, c'est-à-dire les biens qui ont une réalité physique, qui sont tangibles.
* Les constructions : Il s'agit des bâtiments et des infrastructures utilisés dans le cadre de votre activité professionnelle. Par exemple, un entrepôt, un bureau ou un local commercial peuvent être amortis sur une durée spécifique allant de 20 à 50 ans, en fonction du type de construction.
* Les matériels de transport : Il s'agit des véhicules utilisés dans le cadre de l'activité de l'entreprise, tels que les voitures, les camions, les motos, etc. Il peuvent être amortis sur une durée de 4 à 5 ans. Cette durée reflète généralement la nature périssable et la décote rapide de la valeur des véhicules en raison de l'usure, de l'utilisation et de l'évolution technologique.
* Le matériel et les outillages industriels : Cela englobe les machines, les équipements et les outils utilisés dans la production, la fabrication ou les opérations de l'entreprise et sont amortis sur une période de 5 à 10 ans, en fonction de leur nature et de leur utilisation.
* Les matériels de bureau : Cela inclus des équipements tels que des machines à calculer, des machines à écrire, des photocopieuses, et bien d'autres encore. Ces derniers sont amortis sur une période de 5 à 10 ans car cette durée tient compte de l'utilisation productive attendue de ces biens dans un environnement de bureau et de leur obsolescence potentielle.
* Le mobilier de bureau : Cela comprend une variété de meubles et d'objets utilisés par les services de l'entreprise, tels que les tables, les chaises, les classeurs, les fauteuils et les bureaux. Ils sont généralement amortis sur une période de 10 ans en raison de la durabilité et de l'utilisation prolongée attendue du mobilier dans les activités de l'entreprise.
* Les matériels informatiques : Cela inclut les équipements informatiques tels que les ordinateurs, les serveurs, les imprimantes, les scanners, etc. Ces derniers sont amortis sur une période de 3 ans en raison de l'évolution rapide de la technologie et de l'obsolescence des équipements informatiques. Cette durée relativement courte permet de refléter leur valeur décroissante au fil du temps.
Les différents modes de calculs : Choisissez la méthode adaptée à votre entreprise
Il existe plusieurs méthodes de calcul de l'amortissement, dont les plus courantes sont la méthode linéaire et la méthode dégressive.
Un amortissement équilibré : La méthode linéaire pour des coûts prévisibles
La méthode linéaire répartit uniformément la dépréciation de valeur sur la durée d'amortissement. Cela signifie que vous allouez la même somme chaque année à la dotation aux investissements, ce qui facilite la prévision de la réduction de la charge fiscale d'année en année.
Pourquoi utiliser la méthode linéaire ?
* Car il s’agit du mode “normal” d’amortissement du point de vue fiscal.
* Car il existe des biens dont l’amortissement dégressif n’est pas possible, notamment tous les biens dont la durée d’amortissement est fixée entre 1 an (le minimum) et 3 ans.
Quelle est la méthode pour calculer l’annuité d’amortissement ?
Tout d'abord, il est important de définir ce qu'est l'annuité d'amortissement. L'annuité d'amortissement représente le montant de la dépréciation de la valeur par année. Voici le calcul de l'annuité d'amortissement, mais ne vous inquiétez pas, nous allons prendre le temps de définir ensemble chaque terme afin de faciliter votre compréhension.
Annuité d’amortissement = Base amortissable x Taux d’amortissement linéaire
Explications des termes :
* La base amortissable est le montant initial sur lequel l'amortissement sera calculé (soit la valeur d’achat hors taxe et les potentiels frais annexes).
* Le taux d'amortissement est égal à 100 divisé par le nombre d’années sur lesquelles le bien sera amorti.
Faites attention à ce détail (qui n’en est pas un) : l’amortissement linéaire démarre à la date de mise en service ou d’utilisation du bien, et non la date d’acquisition.
Mise en pratique pour un amortissement linéaire :
Supposons que l’amortissement à réaliser soit celui d’un ordinateur mis en circulation le 1er janvier 2023 et ayant coûté 1500 € HT, avec une durée d'amortissement de 3 ans. À partir de notre calcul, nous pouvons ainsi écrire :
Annuité d’amortissement de cet ordinateur = 1500€ * (100% ÷ 3) = 1500 * 1/3 = 500€
Si on décompose ce calcul de manière plus simple, on obtient :
Année 1 (Janvier - Décembre 2023) :
Amortissement = Coût initial / Durée d'amortissement = 1 500 € / 3 ans = 500 € de dépréciation par an
Valeur comptable à la fin de l'année 1 = Coût initial - Dépréciation de l’année 1 = 1 500 € - 500 € = 1 000 €
Année 2 : (Janvier - Décembre 2024) :
Amortissement = Coût initial / Durée d'amortissement = 1 500 € / 3 ans = 500 €
Valeur comptable à la fin de l'année 2 = Valeur comptable de l'année précédente - Dépréciation de l’année 2= 1 000 € - 500 € = 500 €
Année 3 : (Janvier - Décembre 2025) :
Amortissement = Coût initial / Durée d'amortissement = 1 500 € / 3 ans = 500 €
Valeur comptable à la fin de l'année 3 = Valeur comptable de l'année précédente - Dépréciation de l’année 3 = 500 € - 500 € = 0 €
À la fin de la troisième année, la valeur comptable de votre ordinateur sera de 0 €, ce qui signifie qu'il aura été entièrement amorti.
Maintenant, supposons que vous avez acheté cet ordinateur en cours d’année (1er août 2022) toujours au prix de 1 500 euros :
Année 1 (Août à Décembre 2022) :
Durée réelle de l'amortissement : 152 jours (du 1er août 2022 au 31 décembre 2022)
Prorata temporis : (152/365) = 0,4167 (environ 42% de l'année)
Amortissement : Coût initial * Prorata temporis / Durée d'amortissement = 1500€ * 0,4167 / 3 = 208,33€
Valeur comptable à la fin de l'année 1 : Coût initial - Dépréciation de l’année 1= 1500€ - 208,33€ = 1291,67€
Année 2 (Janvier - Décembre 2023) :
Amortissement : Coût initial / Durée d'amortissement = 1500€ / 3 = 500€
Valeur comptable à la fin de l'année 2 : Valeur comptable de l'année précédente - Dépréciation de l’année 2= 1291,67€ - 500€ = 791,67€
Année 3 (Janvier - Décembre 2024) :
Amortissement : Coût initial / Durée d'amortissement = 1500€ / 3 = 500€
Valeur comptable à la fin de l'année 3 : Valeur comptable de l'année précédente - Dépréciation de l’année 3 = 791,67€ - 500€ = 291,67€
À la fin de la troisième année, la valeur comptable de l'ordinateur sera de 291,67€.
L'amortissement accéléré : Optez pour la méthode de calcul dégressive et réduisez vos charges rapidement
La méthode dégressive permet d’allouer une plus grande valeur à la dotation aux amortissements lors de la première année que lors des années suivantes, contrairement à l’amortissement linéaire dans lequel les annuités sont similaires.
Pourquoi utiliser la méthode dégressive ?
* Car vous souhaitez maximiser les économies d'impôts à court terme (la méthode dégressive entraîne des charges d'amortissement plus importantes initialement, ce qui vous permet de réduire plus drastiquement votre bénéfice imposable).
Les conditions à connaître :
L’amortissement d'ordinateur dégressif n’est applicable que pour des biens neufs dont la durée d’usage est supérieure à 3 ans qui relèvent de l’article 39A du Code Général des Impôts.
La méthode de calcul pour la méthode dégressive :
Dans le cadre d’un amortissement d'ordinateur dégressif, il faut multiplier le taux d’amortissement linéaire par un coefficient. Ce coefficient dépend du bien et donc de la durée d’amortissement à prendre en compte.
Le taux d’amortissement linéaire, toujours exprimé en pourcentage, est déterminé, comme nous l’avons vu précédemment, par le calcul : 100/durée d’utilisation. Si nous prenons exemple avec une durée d’amortissement de 3 ans, la formule sera : 100/3 = 33,33..%
Coefficient dégressif fiscale :
* Pour un amortissement sur 3 et 4 ans : coefficient de 1,25
* Pour un amortissement sur 5 et 6 ans : coefficient de 1,75
* Pour un amortissement sur plus de 6 ans : 2,26
En ce qui concerne le cas d’un ordinateur, sa durée d’amortissement est de 3 ans donc le coefficient dégressif est de 1,25.
Le calcul de base sera donc le suivant :
Taux d’amortissement dégressif = (100/3) x 1.25 = 41,67%
Amortissement 1ère année = Prix d’achat x 41,67%
Amortissement 2ème année = Valeur résiduelle (Prix initial - Amortissement 1ère année) x 41,67%
Et ainsi de suite… en théorie ! Nous allons voir à travers l’exemple ci-dessous qu’il y a une règle supplémentaire à prendre en compte lors du calcul des annuités d’amortissement. En effet, si nous ne faisions qu’appliquer la formule précédente lors de toute la durée de l’amortissement, nous nous retrouverions forcément avec une partie non amortie. Ainsi, même si la ou les premières annuités d’amortissement peuvent être dégressives, il faudra absolument finir par un amortissement linéaire sur la fin de la durée d’amortissement.
Pour savoir à partir de quand il faut repasser sur un amortissement linéaire, c’est assez simple : il s’agit de l’année à partir de laquelle la valeur résiduelle multipliée par le taux d’amortissement dégressif est inférieure à la valeur résiduelle divisée par le nombre d’années d’amortissement restantes.
Mise en pratique pour un amortissement dégressif :
Supposons que vous ayez acheté un matériel de bureau pour un coût de 1 500€ le 1er janvier 2023, avec une durée d'amortissement de 3 ans.
Année 1 (Janvier - Décembre 2023) :
Amortissement sur l’année 1 = Coût initial x Taux d’amortissement dégressif = 1500€ x 41,67% = 625,05€
Valeur comptable à la fin de l'année 1 = Coût initial - Dépréciation sur l’année 1 = 1500€ - 625,05 € = 874,95€
Si on applique la comparaison évoquée plus haut (Valeur résiduelle * Taux d'amortissement dégressif) < (Valeur Résiduelle / Nombre d'années restantes sur l'amortissement), on se rend que l’on obtiendrait dans le premier cas 364,59€ pour un amortissement dégressif en année 2 (874,95€ x 41,67% = 364,59€), et 437,47€ pour un amortissement linéaire sur les deux années restantes (874,95/2). Nous devons dès lors choisir le montant de l’amortissement linéaire sur les deux dernières années.
Nous connaissons ainsi le montant des amortissements dégressifs puis linéaires pour les trois années sur lesquelles notre ordinateur d’entreprise sera amorti :
En première année, la dotation aux amortissements est de 625,05€
En deuxième année, la dotation aux amortissements est de 437,47€
En troisième année, la dotation aux amortissements est également de 437,48€
Que faire de vos appareils après les avoir amortis : Maximisez la valeur résiduelle
Une fois que vos appareils informatiques ont été complètement amortis, vous êtes confronté à la question de ce qu'il convient de faire avec eux. Bien que leur valeur comptable soit réduite à zéro, ils peuvent encore avoir une valeur résiduelle et peuvent être utilisés de différentes manières pour maximiser leur utilité et leur retour sur investissement. Voici quelques options à considérer :
* Le conserver : Si l’appareil fonctionne encore, vous pouvez continuer à l’utiliser.
* Lui offrir une autre utilité : Si l’appareil fonctionne encore mais que vous souhaitez acquérir un modèle plus récent, ce dernier peut être encore utile dans d'autres départements ou pour des tâches moins exigeantes. En effet, ce dernier peut servir pour des tâches administratives ou de formation par exemple. En réutilisant les appareils en interne, vous prolongez leur durée de vie pratique et évitez des dépenses supplémentaires pour des équipements neufs.
* Le revendre : Si vos appareils amortis sont encore en bon état de fonctionnement, vous pouvez envisager de les revendre. Si vous optez pour cette option, la plus value (différence entre valeur nette comptable et le prix de vente) pourra être imposable au taux de droit commun (taux de l'impôt sur les sociétés).
* Le donner à un employé : Selon le Bulletin officiel des Impôts, la vente ou le don d'un ordinateur à un employé ne constitue pas un avantage en nature, à condition que le coût de l'ordinateur ne dépasse pas 2 000€ et qu'aucune contribution financière ne soit demandée à l'employé. L'employé, de son côté, n'est pas tenu de l'inclure dans sa déclaration de revenus. Ceci est applicable aux employés en contrat à durée indéterminée (CDI), contrat à durée déterminée (CDD) ainsi qu'aux apprentis.
* Le recycler : Lorsque vos appareils ont atteint la fin de leur durée de vie utile, le recyclage est une option écologique et responsable. De nombreuses entreprises de recyclage spécialisées dans les appareils électroniques peuvent récupérer les composants précieux, tels que les métaux et les plastiques, pour les réutiliser dans la fabrication de nouveaux produits.
* Le donner à des organisations : Enfin, vous pouvez envisager de donner vos appareils à des organisations. Cela leur permettrait de bénéficier de l'utilisation de ces équipements, tout en vous offrant une opportunité de responsabilité sociale d'entreprise.
Considérer la location de matériel informatique : Flexibilité et expertise avec Valala
Si vous êtes arrivé jusqu'ici, c'est probablement que vous vous intéressez au futur renouvellement de votre parc informatique. D’ailleurs, vous vous demandez peut-être quelles options s'offrent à vous ? Dans cette optique, la location de matériel informatique pourrait être une alternative intéressante à considérer. En optant pour la location, vous bénéficiez d'une flexibilité accrue, vous évitez les investissements initiaux importants et vous pouvez profiter de l'expertise d'un prestataire spécialisé dans le domaine de la location et de la gestion de flotte it.
Pourquoi opter pour la location de matériel informatique ?
Voyons ensemble les arguments en faveur de la location de matériel informatique, afin de mieux comprendre les avantages qu'elle peut offrir.
Premièrement, opter pour la location vous offre une grande flexibilité. La location vous permet de répondre rapidement à vos besoins en matière de matériel informatique. Que vous ayez besoin de renforcer votre parc existant ou d’équiper un nouveau collaborateur, la location vous offre une flexibilité sans engagement au-delà du contrat de location à court ou moyen terme. Vous pouvez ajuster votre flotte informatique en fonction de l'évolution de vos besoins, sans vous soucier des contraintes de propriété telles que la casse, le vol, l’obsolescence…
De plus, avec la location, vous bénéficiez de la possibilité de disposer en permanence de matériel informatique à la pointe de la technologie. Les prestataires de location assurent généralement la maintenance, les mises à jour et les remplacements réguliers de l'équipement, vous permettant de rester compétitif sur le plan technologique sans avoir à vous soucier des coûts de remplacement.
Par ailleurs, en optant pour la location, vous bénéficiez de l'expertise et des conseils d'une équipe spécialisée dans la gestion de flottes informatiques. Ils peuvent vous aider à définir les spécifications et les configurations les plus adaptées à vos besoins, à assurer l'installation et la maintenance des équipements, ainsi qu'à vous fournir un support technique en cas de besoin. Cela vous permet donc de vous concentrer sur vos activités principales, en laissant la gestion de votre parc informatique entre les mains d'experts.
Aussi, la location de matériel informatique vous permet de mieux maîtriser vos coûts en évitant les investissements initiaux importants. Vous pouvez inclure les coûts de location dans vos dépenses opérationnelles, ce qui facilite la prévision budgétaire.
Supposons que vous ayez besoin d'équiper un stagiaire pendant une période de 6 mois. Plutôt que d'investir dans l'achat d'un nouvel équipement qui ne sera utilisé que temporairement ou caché dans un placard car trop lent pour vos autres employés, vous pouvez envisager la location de matériel informatique auprès de Valala ! Ainsi, vous fournissez à votre nouvelle recrue du matériel informatique de pointe sans avoir à investir. Une fois son stage achevé, pas besoin d’encombrer vos placards avec un ordinateur qui prendra probablement la poussière, vous n’avez qu’à nous renvoyer les appareils. Nous veillerons à leur donner une seconde vie !
Vous pouvez nous contacter ou consulter la page dédiée à la location de flotte IT et celle dédiée à la gestion de flotte si ces services vous intéressent !
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